Administrative Assistant Backoffice

Functiebeschrijving De administratief assistent staat in voor de administratieve ondersteuning van het ‘Back Office ’van de Heads of Group'. Hij/zij zorgt hiervoor onder de leiding van de assistente van de CEO. De functie vraagt respect voor vertrouwelijkheid, discretie, organisatietalent en collegialiteit. Als administratieve kracht zijn jouw belangrijkste taken: Voorbereiden en verzamelen van de documenten/presentaties/briefings die nodig zijn voor de vergaderingen van de Heads of Group; Ondersteuning verlenen bij de voorbereiding van seminaries/reizen; Ondersteuning verlenen bij het organiseren van evenementen en helpen bij het efficiënt beheer ervan zodat ze vlot verlopen; Het nodige doen om de vergaderingen vlot te laten verlopen (logistiek, catering, diverse externe bestellingen), instaan voor het onthaal van de bezoekers, enz.; Voortdurend updaten van de professionele en privé-contacten van de Heads of Group en van hun professionele verplaatsingen; Behandelen en beheren van de interne en externe briefwisseling van de Heads of Group, Verwerken, beheren en opvolgen van de bestellingen en facturen m.b.t. de Heads of Group (goede kennis van SAP, Fiori en Edoc ); Archiveren en klasseren van officiële/vertrouwelijke documenten. Jouw profiel Gewenste basisopleiding: Secretariaat Gewenste ervaring: administratieve en multidisciplinaire vaardigheden In staat zijn om vlot te werken zowel in het Frans als het Nederlands. Kennis van het Engels is een belangrijke troef. Kennis van PPT, XLS, Word, Outlook, SAP, Edoc , enz. Persoonlijke kwaliteiten: discretie, vertrouwelijkheid respecteren, collegialiteit, teamspirit, communicatie, organisatie, bereid zijn om zijn/haar vaardigheden verder te ontwikkelen. Aanbod Salaris : Competitief loonpakket, eindejaarspremie, dubbel vakantiegeld, maaltijdcheques (€10 per werkdag), bonus op basis van collectieve resultaten. Verzekering : Groepsverzekering, hospitalisatieverzekering, terugbetaling ambulante zorgen voor het gezin. Vakantie : Je hebt recht op 20 verlofdagen en 13 compensatieverlofdagen. Sociaal fonds : Eindejaarcheques, premie voor geboorte en huwelijk, en bij de aanschaf van een bril, gebitsprothese of andere medische behoeften vergoeden we een deel van de kosten. Communicatie: Je ontvangt een iPhone met abonnement (ook voor privégebruik) en laptop. Kortingen : Je geniet 30% korting op je gas- en elektriciteitsrekening. Mobiliteit : We bieden je een abonnement voor openbaar vervoer of tussenkomst woon-werkverkeer als een sociaal abonnement (66% van de kostprijs van een maandelijks treinabonnement tweede klasse). Elia aandelen : Elia biedt je de mogelijkheid om op aandelen in te schrijven met een korting van 16.66% op de gemiddelde koers van het aandeel. Locatie Keizerslaan 20, 1000 Brussel (vlak bij het Centraal Station) Homeworking policy