Coördinerend Medewerker Studentenzaken (0.8 fte)

De afdeling Onderwijs en Studentenzaken van de Faculteit der Archeologie is hét aanspreekpunt voor studenten en docenten op het gebied van onderwijsadministratie, -logistiek en -beleid en studentenbegeleiding. Studenten kunnen er terecht voor vragen over bijvoorbeeld vakken, tentamens, roosters, voorzieningen en studieadvies. Docenten worden onder meer ondersteund bij de organisatie van hun onderwijs, roosters en cijferregistratie. De Medewerker studentenzaken maakt deel uit van het team Onderwijsadministratie (OA). Dit is een klein team binnen de afdeling Onderwijs en Studentenzaken dat zich richt op de organisatie en administratie van het onderwijs; roosteren, studiegids, cijferregistratie, diplomeren, tentamens organiseren en functioneel beheer van uSis en TEC. Profiel Bij de Onderwijsadministratie is altijd iets te doen. Je vult samen met collega’s de studiegids, registreert cijfers, maakt roosters en ondersteunt het tentamenproces. Je belangrijkste taak is coördineren van de onderwijsvoorbereiding; de onderwijslogistieke voorbereiding van het nieuwe collegejaar. Daarvoor werk je nauw samen met je collega’s van de OA, maar heb je ook contact met de opleidingsdirecteuren en docenten. Verder ondersteun je collega’s bij de studentenadministratie, bijvoorbeeld bij het beantwoorden van vragen van studenten over hun inschrijving. Naast de hierboven genoemde werkzaamheden speel je een belangrijke rol in de verdere professionalisering van de onderwijslogistieke processen op zowel binnen de faculteit als binnen de universiteit. Kortom: we zijn op zoek naar een proactieve, pragmatische collega, die binnen deze dynamische en verantwoordelijke functie met plezier overzicht kan behouden. Werkzaamheden Als Medewerker studentenzaken: Neem je het voortouw bij de onderwijsvoorbereiding van het academische jaar en coördineer je de werkzaamheden binnen dit proces. Maak je roosters voor de opleidingen van de faculteit en vraag je zalen aan voor alle onderwijsactiviteiten. Verzorg je het logistieke proces van de studiegids en de informatievoorziening op de website. Beantwoord je vragen van studenten per e-mail of aan de balie over toelating, inschrijving, tentamens, examens en afstuderen. Verzorg je de administratie rond ons onderwijs. Draag je zorg voor het registreren, inschrijven en uitschrijven van studenten. Verricht je allerhande diverse administratieve werkzaamheden zoals het verwerken van cijfers, diploma-aanvragen en archiveringswerkzaamheden. Vereisten Je hebt een afgeronde hbo- of wo-opleiding. Je hebt ervaring met het coördineren van diverse processen en werkzaamheden. Je haalt plezier uit het organiseren van het onderwijs, zodat onze studenten en docenten eenduidige en correcte roosterinformatie ontvangen. Je voelt je verantwoordelijk en toont eigenaarschap. Je bent klantgericht; je zoekt altijd naar de beste oplossing voor studenten en docenten binnen de bestaande kaders. Je bent behendig met digitale applicaties die je werkzaamheden ondersteunen en je kunt je deze snel eigen maken. Je kent Excel, Outlook en Word als je broekzak. Je hebt ervaring met roosterapplicaties, ervaring met TermTime is een pre. Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift. Kennis en ervaring met uSis, TEC en MyStudymap is een pre. Onze organisatie De Faculteit Archeologie is een internationaal gerenommeerde faculteit in de multidisciplinaire wereld van de archeologie. De faculteit kenmerkt zich door haar internationale karakter en een sterke verwevenheid van onderwijs en internationaal onderzoek. Onderzoekers in alle facetten van het veld bepalen hier de toekomst van het archeologisch onderzoek. De faculteit is opgebouwd uit drie departementen met elk een departementsvoorzitter. De dagelijkse leiding van de faculteit ligt in handen van het faculteitsbestuur. Het bestuur bestaat uit een decaan, vice-decaan, portefeuillehouder Bedrijfsvoering, portefeuillehouder Onderzoek en assessor. De faculteit is gehuisvest in het Van Steenis gebouw op het Leiden Bio Science Park en beschikt over hoogwaardige laboratoria en prettige werkplekken. Klik hier voor meer informatie over de faculteit. Je maakt deel uit van de afdeling Onderwijs en Studentenzaken, bestaande uit de Onderwijsadministratie, Student Support, Onderwijsbeleid en Kwaliteitszorg en de Teacher Support Desk. Het hoofd Onderwijs- en Studentenzaken is je leidinggevende. De Faculteit der Archeologie is een kleine faculteit waardoor de lijnen relatief kort zijn en je veel contact hebt met zowel docenten als studenten. Wij beiden Aanstelling vindt plaats conform de cao Nederlandse Universiteiten. Het betreft een aanstelling van een jaar met uitzicht op een vast dienstverband indien de financiële middelen dit mogelijk maken en afhankelijk van het functioneren. Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en werkervaring, minimaal € 3873 en maximaal € 5264 bruto per maand bij een fulltime aanstelling (schaal 9). Daarnaast kent de Universiteit Leiden goede arbeidsvoorwaarden. Zo is er sprake van een eindejaarsuitkering (8,3%), vakantietoeslag (8%), uitstekende opleidingsfaciliteiten, betaald ouderschapsverlof en de mogelijkheid om via een keuzemodel arbeidsvoorwaarden op maat te kiezen. Alle informatie over de arbeidsvoorwaarden kun je nalezen op de website. Diversiteit De Universiteit Leiden hecht groot belang aan diversiteit en verwelkomt daarom graag sollicitaties van mensen die nu in haar instelling ondervertegenwoordigd zijn.