Management Assistant

Are you a current Elekta employee? Please click here to apply through our internal career site Find Jobs - Elekta . We don’t just build technology. We build hope for everyone dealing with Cancer. Elekta is shaping the standard of care, together with healthcare providers, by developing precision radiation medicine that brings advanced radiotherapy into routine clinical practice. Our solutions support consistent, efficient and personalized care, addressing evolving patient needs. Through adaptive radiotherapy, precision treatment delivery and integrated workflows, Elekta supports care teams across a range of clinical settings. Each year more than 2 million patients are treated using Elekta solutions across over 130 countries. Elekta is headquartered in Stockholm, Sweden, with over 4,000 employees and offices in more than 40 countries. The company is listed on Nasdaq Stockholm. For more information, visit elekta.com . Wat ga je doen bij Elekta? Ben jij een ervaren Management Assistant die graag het overzicht bewaart, vooruitdenkt en energie krijgt van een veelzijdige functie? Vind je het leuk om meerdere managers te ondersteunen in een internationale en innovatieve werkomgeving? Dan maken we graag kennis met je! Als Management Assistant binnen onze afdeling Brachy Solutions ben jij de organisatorische spil voor drie senior managers. Je ondersteunt voornamelijk de Vice President & Head of Product Management Brachytherapy, aan wie je ongeveer de helft van je tijd besteedt. Daarnaast ondersteun je de VP & Head of R&D en de Head of Clinical Development, afhankelijk van wat er op dat moment nodig is. Jij zorgt ervoor dat agenda's, afspraken, reizen en administratieve processen soepel verlopen. Je houdt overzicht, stelt de juiste prioriteiten en zorgt dat afspraken worden nagekomen. Daarbij krijg je de ruimte om zelfstandig te werken, initiatief te nemen en zaken naar eigen inzicht te organiseren. Geen dag is hetzelfde. Juist die afwisseling maakt deze functie interessant! Jouw verantwoordelijkheden In deze veelzijdige functie houd je je onder andere bezig met: Agenda- en managementondersteuning Je beheert complexe agenda's, plant afspraken en vergaderingen en zorgt voor een slimme en efficiënte planning. Je bent het eerste aanspreekpunt voor vergaderverzoeken, telefoontjes en e-mails. Je handelt vragen zelfstandig af of zorgt dat ze bij de juiste persoon terechtkomen. Je organiseert terugkerende management- en teamoverleggen, evaluaties en bijeenkomsten, inclusief de planning, agenda's, locaties en benodigde documenten. Je maakt waar nodig notulen, houdt actielijsten bij en bewaakt de opvolging van afspraken en deadlines. Je stemt gezamenlijke overleggen en activiteiten af tussen de drie afdelingen, zoals managementmeetings, kwartaalbesprekingen en teamevenementen. Communicatie en administratie Je zorgt dat informatie binnen de teams goed georganiseerd en toegankelijk is, onder andere via Teams, SharePoint en gezamenlijke verzendlijsten. Je stelt correspondentie, presentaties en documenten op in het Nederlands en Engels en controleert deze op inhoud, taal en opmaak. Je beheert digitale documenten en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie. Je houdt teaminformatie actueel, zoals organogrammen, contactlijsten en vakantie- en afwezigheidsoverzichten. Je ondersteunt bij de administratieve voorbereiding van inkoopaanvragen en houdt daarbij rekening met de geldende procedures en budgetten. Reizen, evenementen en praktische organisatie Je organiseert internationale zakenreizen van A tot Z, inclusief vluchten, hotels, vervoer, visumdocumenten en reisplanningen. Ook bij onverwachte wijzigingen zorg jij voor een passende oplossing. Je verwerkt declaraties volgens de interne richtlijnen. Je helpt nieuwe collega's op weg door hun onboarding praktisch te organiseren, van werkplek en apparatuur tot toegangsrechten en kennismakingsgesprekken. Je ondersteunt bij de organisatie van klantbezoeken, evenementen en bijeenkomsten met externe partners. Denk aan uitnodigingen, locaties, catering, bezoekersregistratie en de praktische coördinatie op de dag zelf. Je coördineert het transport van demonstratiematerialen voor congressen en evenementen, inclusief verzenddocumentatie, levering en retourtransport naar ons kantoor in Veenendaal. Waar nodig spring je bij ter ondersteuning van de receptie of andere Management Assistants, bijvoorbeeld tijdens vakanties of drukke periodes. Wat breng jij mee? Je bent een organisatietalent dat graag structuur aanbrengt en ervoor zorgt dat alles achter de schermen goed geregeld is. Je werkt zelfstandig, denkt vooruit en weet ook wanneer er veel tegelijk speelt het overzicht te bewaren. Je communiceert gemakkelijk met verschillende mensen en voelt goed aan wat een situatie vraagt. Daarbij ben je nauwkeurig, flexibel en betrouwbaar. Daarnaast herken je jezelf in het volgende: Je hebt een afgeronde mbo-opleiding op niveau 4 of hoger, bij voorkeur in een secretariële of managementondersteunende richting, of beschikt over hbo-werk- en denkniveau. Je hebt ruime ervaring als Management Assistant of in een vergelijkbare ondersteunende functie op senior managementniveau. Je bent gewend om meerdere managers tegelijkertijd te ondersteunen. Ervaring binnen een internationale organisatie is een pré. Je beheerst de Nederlandse en Engelse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk. Je werkt moeiteloos met Microsoft 365, waaronder Outlook, Teams, Word, PowerPoint, Excel en SharePoint. Ervaring met SAP of een vergelijkbaar ERP- of declaratiesysteem is een pluspunt. Je werkt zelfstandig en proactief, signaleert wat er nodig is en pakt zaken op zonder dat iemand je daarom hoeft te vragen. Je kunt goed prioriteiten stellen, ook wanneer verschillende managers tegelijkertijd een beroep op je doen. Je werkt gestructureerd en nauwkeurig en gaat vanzelfsprekend discreet om met vertrouwelijke personeelsgegevens en financiële of strategische informatie. Wat jou echt succesvol maakt in deze functie? Je bent iemand die graag ontzorgt, overzicht creëert en voldoening haalt uit het feit dat alles goed georganiseerd is. Je denkt in oplossingen, schakelt gemakkelijk en vindt het leuk om onderdeel te zijn van een internationale organisatie waar jouw werk daadwerkelijk bijdraagt aan een groter doel. Wat kun je van ons verwachten? Bij Elekta krijg je een afwisselende functie in een internationale organisatie waar innovatie en maatschappelijke betrokkenheid samenkomen. Je werkt met betrokken collega's in een omgeving waar samenwerking en eigen initiatief worden gewaardeerd. Daarnaast bieden we je: Een aantrekkelijk salaris: passend bij jouw kennis en ervaring. Een jaarlijkse bonusregeling: je neemt deel aan onze lokale winstdelingsregeling. Bij het behalen van de doelstellingen bedraagt je bruto jaarbonus 10% van je bruto jaarsalaris. 27 dagen betaald verlof per jaar, plus 13 ATV-dagen. Deelname aan Metalektro-pensioenfonds, waarbij de premies 50/50 worden verdeeld. Kortingen op verzekeringen. Actieve personeelsvereniging. Mogelijkheid voor bedrijfsfitness en Lease a Bike Hybride werken, met minimaal vier dagen per week op kantoor. . Enthousiast geworden? Zie jij jezelf al werken als Management Assistant bij Elekta? Dan horen we graag van je! Solliciteer eenvoudig via de knop 'Solliciteren' en upload je Engelstalige cv. We bekijken sollicitaties doorlopend. Wacht daarom niet te lang met reageren. We kijken uit naar je sollicitatie!