Verwaltungssachbearbeiter/in / Front Office

Anstellungsbehörde / Dienststelle / Anstalt Das Hochbauamt (HBA) ist ein zentraler Dienst des Kantons Freiburg, dessen Aufgabe darin besteht, den Immobilienbestand des Kantons Freiburg – bestehend aus rund 700 Objekten – zu entwickeln, zu bauen, zu erwerben, zu vermieten und zu unterhalten. Die/der Verwaltungssachbearbeiter/in der Verwaltungseinheit ist der Sektion Finanzen & Verwaltung zugeordnet und nimmt eine wichtige bereichsübergreifende Funktion innerhalb des HBA ein. Sie/er sorgt für den reibungslosen täglichen Ablauf des Diensts, unterstützt die Teams bei ihren Verwaltungsaufgaben und gewährleistet die sorgfältige Bearbeitung von Dossiers, Bestellungen, Korrespondenz und Verfahren. Als bevorzugte Anlaufstelle für interne und externe Partnerinnen und Partner trägt sie/er unmittelbar zur Qualität der erbrachten Leistungen und zum reibungslosen Ablauf der Tätigkeiten des HBA bei. Werden Sie Teil unseres Teams! Der Staat als Arbeitgeber fördert die Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben und bietet seinen Mitarbeitenden ein modernes Arbeitsumfeld und attraktive Arbeitsbedingungen. Weitere Informationen finden Sie auf dieser Seite . Zur Verstärkung unseres Verwaltungsteams suchen wir eine/n erfahrene/n Verwaltungssachbearbeiter/in, die/der in der Lage ist, sich in einem dynamischen Umfeld zurechtzufinden, in dem sich die Prioritäten schnell ändern können und die Servicequalität oberste Priorität hat. Ihre Aufgaben Im Sekretariat des Hochbauamts spielen Sie eine zentrale Rolle für den reibungslosen Verwaltungsablauf des Diensts. Ihre wichtigsten Aufgaben sind folgende: den Telefonempfang und den Empfang von Besucherinnen und Besuchern sicherstellen eingehende Post bearbeiten und ausgehende Korrespondenz vorbereiten den Terminkalender der Amtsleitung verwalten und Besprechungen für den Dienst organisieren Aufträge erfassen und nachverfolgen sowie als Ansprechperson für diese Prozesse und die Nutzung der ERP-Anwendung fungieren die Mitarbeitenden bei der Nutzung der Tools und Verwaltungsverfahren unterstützen und begleiten die öffentlichen Vergabeverfahren vorbereiten und administrativ begleiten, insbesondere die Unterlagen im Zusammenhang mit Ausschreibungen und Verwaltungsentscheiden erstellen die Nachverfolgung der Dossiers in den Geschäftsverwaltungssystemen sicherstellen die Einheitlichkeit der Verwaltungsprozesse innerhalb des Teams gewährleisten an der kontinuierlichen Verbesserung der Geschäftsprozesse mitwirken und zur Weiterentwicklung der Arbeitsmethoden beitragen die Personalverwaltung punktuell unterstützen Gewünschtes Profil Abschluss als Kauffrau/-mann EFZ oder gleichwertige Ausbildung nachgewiesene 5-jährige Berufserfahrung in einer anspruchsvollen Verwaltungsfunktion, die Selbstständigkeit, Eigeninitiative, Lösungsorientierung und kontinuierliche Verbesserung erforderte hervorragende Kenntnisse von Microsoft 365 und sicherer Umgang mit IT-Tools, insbesondere SAP S/4HANA und/oder Axioma Sie verfügen über ein ausgeprägtes Gespür für den öffentlichen Dienst und haben Interesse an Verwaltungsabläufen, die Organisation, Sorgfalt und Genauigkeit erfordern die Fähigkeit, neue Geschäftsprozesse schnell zu verstehen Sie sind in der Lage, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen, und schätzen die Arbeit im Team sowie den Kontakt mit unterschiedlichen Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern hervorragende Französischkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Deutschkenntnisse Angaben der Kontaktpersonen Richelle Hartmann, Verantwortliche Verwaltung, richelle.hartmann@fr.ch, T +41 26 305 38 60