Asistente de Proyecto Guatemala/Quetzaltenango

Resumen del Puesto El/la Asistente de Proyecto brindará apoyo en la ejecución diaria de actividades administrativas del proyecto de manera oportuna, efectiva y eficiente, contribuyendo al cumplimiento de la misión de Catholic Relief Services (CRS) de servir a las personas pobres y vulnerables. La persona seleccionada proporcionará servicios consistentes y de alta calidad, y contribuirá a la adecuada administración de los recursos del proyecto para ayudar a garantizar la eficacia operativa en apoyo de una programación de alta calidad. Funciones y Responsabilidades Principales Facilitar la comunicación con todos los miembros del equipo del proyecto, personal relevante de otros departamentos/equipos y actores externos, según corresponda. Recibir, enviar y distribuir toda la correspondencia, documentos y comunicaciones entrantes y salientes. Brindar apoyo especializado en procesos y trámites administrativos del proyecto (por ejemplo, traducir, escribir, revisar y/o dar formato a documentos; registrar y transcribir actas de reuniones; redactar comunicaciones simples. Preparar documentación transaccional para respaldar los procesos operativos del proyecto y facilitar la coordinación de trámites (por ejemplo, solicitudes de pago, autorizaciones de viaje, anticipos de viaje, visas, reservaciones de hotel, entre otros). Compilar datos, realizar ingreso y verificación de información relacionada con procesos administrativos del proyecto (por ejemplo, listas de contactos, saldos de vacaciones del personal, reportes de asistencia, revisión de bitácoras vehiculares, misiones a campo, paquetes de bienvenida para visitantes, etc.). Apoyar los arreglos logísticos y de viaje para el personal y visitantes. Programar y coordinar citas. Brindar apoyo logístico y de comunicación para actividades de planificación de eventos. Apoyar la implementación de procesos de gestión de bienes y activos, tales como recepción y distribución de bienes, etiquetado de activos, inventarios físicos, entre otros. Calificaciones Básicas Título de Educación Media Mínimo 2 años de experiencia trabajando en un entorno de oficina en funciones administrativas o de apoyo. Calificaciones Deseables Estudios universitarios en Administración, Gestión, Recursos humanos, y otros afines al puesto Experiencia con una ONG local o internacional. Conocimientos, Habilidades y Capacidades: Experiencia en preparación de documentos, ingreso de datos en bases de datos y formularios en línea, y manejo de diversos equipos de oficina. Experiencia en el paquete Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint, Visio) y sistemas de gestión de información. Dominio de Microsoft Word. Buenas habilidades de gestión del tiempo y capacidad para trabajar en múltiples tareas simultáneamente. Fuerte orientación al servicio al cliente y buenas habilidades de comunicación y relaciones interpersonales. Persona proactiva, orientada a soluciones y resultados. Idiomas Requeridos: español. El dominio del idioma inglés constituye una ventaja para la persona. Viajes: Debe estar dispuesto(a) a viajar hasta un 20 % del tiempo al área de intervención para apoyar eventos y misiones del equipo. Responsabilidades de Supervisión: N/A DESCARGO DE RESPONSABILIDAD: Esta descripción de puesto no es una lista exhaustiva de la habilidad, esfuerzo, obligaciones y responsabilidades relacionadas con la posición. Los procedimientos de adquisición de talento de CRS reflejan nuestro compromiso en la protección de niños y adultos vulnerables del abuso y la explotación. CRS es un empleador que promueve la igualdad de oportunidades laborales.