Asistente Ejecutiva de Despacho

Latin Top Jobs Group es una empresa con presencia regional, con más de 30 años de experiencia en servicios de talento humano y gestión empresarial, para el éxito de las compañías y profesionales. Estamos comprometidos con brindar el mejor servicio, considerando los más altos estándares de calidad, con una atención personalizada a cada uno de nuestros clientes. Tomamos cada uno de los proyectos como propios, porque los resultados de nuestros clientes también son los nuestros. Objetivo del puesto Coordinar y dar seguimiento a las actividades estratégicas, administrativas, diplomáticas e institucionales, garantizando una gestión eficiente de la agenda oficial, las comunicaciones, los compromisos institucionales y la articulación con las diferentes dependencias y entidades externas. Requisitos Formación académica Licenciatura en Relaciones Internacionales, Administración Pública, Administración de Empresas, Ciencias Jurídicas, Ciencias Políticas o carreras afines. Experiencia requerida Experiencia sugerida de 5 años o más en posiciones de asistencia ejecutiva de alto nivel, coordinación de despachos, jefaturas administrativas, relaciones institucionales o funciones similares. Experiencia en coordinación de agendas y actividades de altas autoridades, funcionarios de Gobierno o directivos de organizaciones. Experiencia en gestión y seguimiento de instrucciones, compromisos y acuerdos institucionales. Experiencia en elaboración de informes ejecutivos, gestión documental y coordinación interinstitucional. Deseable experiencia en instituciones gubernamentales, organismos internacionales, representaciones diplomáticas o entidades de cooperación internacional. Conocimientos indispensables Conocimiento de la estructura y funcionamiento de la administración pública. Conocimiento de protocolo, ceremonial diplomático y relaciones institucionales. Manejo de agendas ejecutivas de alto nivel y coordinación de actividades oficiales. Gestión documental, correspondencia oficial y elaboración de comunicaciones institucionales. Elaboración y revisión de informes ejecutivos, ayudas memoria, presentaciones y documentos oficiales. Conocimiento de mecanismos de coordinación interinstitucional y seguimiento de acuerdos. Manejo avanzado de Microsoft Office y herramientas digitales de organización y seguimiento. Conocimiento de normas y procedimientos para el manejo de información confidencial. Inglés avanzado, preferentemente. Funciones principales Coordinar la agenda oficial: Organizar, programar y dar seguimiento a reuniones, audiencias, encuentros diplomáticos, actividades oficiales y compromisos institucionales, garantizando una adecuada priorización y coordinación. Gestionar la correspondencia del Despacho: Recibir, revisar, clasificar, canalizar y dar seguimiento a la documentación, correspondencia oficial, invitaciones, solicitudes y comunicaciones. Coordinar con las dependencias: Mantener comunicación permanente, direcciones generales y unidades administrativas para gestionar oportunamente las instrucciones y requerimientos. Dar seguimiento a instrucciones y acuerdos: Monitorear el cumplimiento de las instrucciones giradas por la, solicitar avances a las unidades responsables y mantener actualizado el control de compromisos institucionales. Coordinar reuniones de alto nivel: Organizar reuniones con funcionarios de Gobierno, representantes del cuerpo diplomático, organismos internacionales, embajadores y otras autoridades, verificando los requerimientos de agenda, protocolo y documentación. Coordinar la preparación de documentos oficiales: Gestionar y verificar la elaboración de informes ejecutivos, ayudas memoria, agendas, presentaciones, notas institucionales y demás documentos requeridos para las actividades y toma de decisiones Coordinar actividades y eventos oficiales: Apoyar la planificación, organización y logística de actos oficiales, visitas diplomáticas, reuniones bilaterales, encuentros multilaterales y actividades institucionales. Gestionar la coordinación interinstitucional: Facilitar la comunicación y articulación entre el Despacho y otras instituciones gubernamentales, organismos internacionales y representaciones diplomáticas, conforme a los lineamientos establecidos. Administrar y resguardar la documentación del Despacho: Garantizar el manejo organizado, confidencial y seguro de expedientes, archivos, comunicaciones y documentación oficial, conforme a las disposiciones institucionales. Elaborar informes de seguimiento y gestión: Preparar reportes ejecutivos sobre actividades realizadas, compromisos adquiridos, reuniones atendidas, asuntos pendientes y resultados de las gestiones del Despacho. Acompañar y brindar apoyo en misiones oficiales: Participar, cuando sea requerido, en misiones oficiales nacionales e internacionales, apoyando la coordinación de agendas, reuniones, documentación, logística institucional y seguimiento de los compromisos derivados de dichas misiones. En Latin Top Jobs creemos en el talento, la innovación y las personas que buscan dejar huella con su trabajo. Si consideras que tus habilidades y experiencia se alinean con los requisitos de esta posición, ¡te invitamos a completar tu aplicación y ser parte de nuestro proceso! Valoramos la diversidad, el compromiso y las ganas de aprender; cada perfil es evaluado con atención y respeto. Tu próxima oportunidad profesional podría estar aquí — ¡esperamos conocerte pronto!