Assistant HK Manager

If you are an internal applicant, please log into Workday and submit your application via the Jobs Hub. Please click here to apply internally. Responsable de liderar, coordinar y supervisar las operaciones diarias y los procesos administrativos del departamento de Housekeeping, asegurando el cumplimiento de los estándares de calidad, productividad, servicio y control de costos establecidos por Zapotal y Discovery Land Company. Supervisa directamente a los Housekeeping Supervisors, Housekeepers y al Housekeeping Administrative Assistant, garantizando la adecuada distribución del trabajo, seguimiento de las actividades operativas, administración de recursos y desarrollo del equipo. Trabaja en coordinación con el Housekeeping Manager para implementar los planes operativos, evaluar indicadores de gestión y promover la mejora continua del departamento. RESPONSABILIDADES DE LA POSICIÓN: Liderazgo y Gestión Departamental Liderar y supervisar la ejecución de los planes operativos del departamento, asegurando su alineación con los objetivos y estándares de Zapotal. Dirigir y dar seguimiento al desempeño de los equipos operativos y administrativos bajo su responsabilidad, estableciendo prioridades, expectativas y objetivos claros. Garantizar la continuidad y eficiencia de las operaciones de Housekeeping en residencias, áreas públicas, lavandería y demás instalaciones asignadas. Evaluar las necesidades de personal, recursos y cobertura operativa para asegurar el cumplimiento de los servicios programados. Tomar decisiones operativas y administrativas dentro de su ámbito de responsabilidad, escalando a la Gerencia aquellas que requieran aprobación superior. Identificar riesgos, desviaciones y oportunidades de mejora, implementando acciones correctivas y preventivas. Representar al departamento en reuniones de jefaturas y actividades de coordinación cuando sea delegado por el Housekeeping Manager. Gestión Financiera, Presupuestaria y Productividad Supervisar la ejecución del presupuesto del departamento, asegurando el uso eficiente de los recursos y el cumplimiento de los objetivos financieros establecidos. Analizar mensualmente los gastos reales frente al presupuesto aprobado, identificando variaciones y proponiendo acciones correctivas. Evaluar los indicadores de productividad y costos, incluyendo horas de trabajo por residencia, horas extra, consumo de insumos y eficiencia operativa. Revisar y validar solicitudes de compra, requerimientos de materiales y necesidades de contratación de servicios, verificando su justificación y disponibilidad presupuestaria. Autorizar horas extra dentro de los límites presupuestarios y procedimientos establecidos. Supervisar los controles de asistencia, horas trabajadas y reportes de nómina preparados por el Housekeeping Administrative Assistant. Revisar y aprobar los cobros correspondientes a programas de limpieza, servicios à la carte, La Tierra y otros servicios residenciales, conforme a los procedimientos internos. Evaluar el desempeño de proveedores operativos en términos de calidad, costos y cumplimiento, proponiendo mejoras o cambios a la Gerencia. Excelencia Operativa, Calidad y Experiencia de Members Garantizar el cumplimiento de los estándares de limpieza, presentación y servicio establecidos para residencias, áreas públicas y lavandería. Supervisar la implementación de los programas de inspección y auditoría de calidad del departamento. Realizar auditorías periódicas por muestreo para verificar la efectividad de las inspecciones y controles ejecutados por los supervisores. Analizar los resultados de inspecciones, quejas y observaciones, identificando tendencias y estableciendo planes de acción para mejorar el servicio. Supervisar la atención de solicitudes especiales, situaciones complejas e incidencias que puedan afectar la experiencia de los Members. Coordinar con Residential Services, Member Services, Maintenance y otros departamentos la resolución de situaciones que requieran intervención gerencial. Verificar que los procesos operativos respondan a los estándares de hospitalidad de lujo y contribuyan a una experiencia personalizada y consistente. Gestión y Desarrollo del Talento Liderar la gestión del desempeño de los equipos operativos y administrativos, asegurando el cumplimiento de las responsabilidades y objetivos establecidos. Supervisar y evaluar el desempeño de los Housekeeping Supervisors y del Housekeeping Administrative Assistant, así como dar seguimiento al desempeño general de los Housekeepers. Revisar los resultados de las evaluaciones realizadas por los supervisores e identificar oportunidades de mejora individuales y del equipo. Diseñar y coordinar planes de capacitación, desarrollo y fortalecimiento de competencias técnicas y de liderazgo. Identificar talentos con potencial de crecimiento y promover oportunidades de desarrollo dentro del departamento. Evaluar las necesidades de contratación, preparar requisiciones de personal y participar en los procesos de reclutamiento y selección en coordinación con Recursos Humanos. Dar seguimiento a situaciones relacionadas con desempeño, conducta y cumplimiento de políticas, coordinando con Recursos Humanos los procesos disciplinarios que correspondan. Promover un ambiente laboral basado en el respeto, la comunicación, la colaboración y la responsabilidad. Planificación, Indicadores y Mejora Continua Definir, en coordinación con el Housekeeping Manager, los objetivos operativos y planes de acción del departamento. Medir, analizar y presentar mensualmente los indicadores de calidad, productividad, costos y desempeño del equipo. Elaborar reportes gerenciales que incluyan resultados, desviaciones, riesgos, oportunidades de mejora y recomendaciones. Desarrollar, revisar y actualizar los procedimientos operativos estándar (SOPs), asegurando su alineación con los estándares establecidos y sometiéndolos a aprobación de la Gerencia. Supervisar la implementación de mejoras en procesos, controles y herramientas de gestión operativa y administrativa. Evaluar la efectividad de los planes de acción y realizar los ajustes necesarios para alcanzar los resultados esperados. Mantener informado al Housekeeping Manager sobre el desempeño general del departamento y las decisiones que requieran seguimiento o aprobación. Coordinación Interdepartamental y Responsabilidades Generales Mantener una comunicación efectiva con los departamentos involucrados en la operación, asegurando una coordinación oportuna de servicios y necesidades. Participar en reuniones de planificación y seguimiento relacionadas con operaciones, ocupación, servicios residenciales y actividades especiales. Atender situaciones escaladas por los supervisores que requieran análisis, coordinación o decisiones gerenciales. Asumir la dirección del departamento durante la ausencia del Housekeeping Manager, dentro de las responsabilidades y facultades delegadas. Utilizar de manera responsable los activos fijos de la empresa y los equipos asignados, asegurando su correcto uso y conservación. Realizar cualquier otra actividad asignada por su supervisor directo o Gerencia General que contribuya al cumplimiento de los objetivos del departamento y del proyecto. ACTITUDES O COMPORTAMIENTOS INDISPENSABLES Liderazgo positivo y capacidad para dirigir y desarrollar equipos de trabajo. Responsabilidad, integridad y criterio profesional en la toma de decisiones. Orientación a resultados, calidad y estándares de hospitalidad de lujo. Capacidad de organización, planificación y manejo de prioridades. Atención al detalle y compromiso con la mejora continua. Proactividad para identificar necesidades, anticipar problemas y proponer soluciones. Comunicación clara, respetuosa y profesional con equipos internos, jefaturas y Members. Discreción y confidencialidad en el manejo de información del personal y de los Members. Adaptabilidad ante cambios en las necesidades operativas y prioridades del departamento. Compromiso con el trabajo en equipo y la colaboración entre departamentos. EXPERIENCIA, CAPACIDADES Y/O HABILIDADES REQUERIDAS Experiencia en operaciones de Housekeeping, preferiblemente en hoteles de lujo, clubes privados, desarrollos residenciales o establecimientos de hospitalidad de alto nivel. Experiencia supervisando equipos de trabajo y coordinando actividades operativas y administrativas. Conocimiento de estándares de limpieza, presentación, mantenimiento y preparación de residencias y áreas públicas. Experiencia en control presupuestario, análisis de costos y seguimiento de indicadores de gestión. Capacidad para elaborar reportes, analizar resultados e implementar planes de mejora. Conocimiento de procesos de programación de personal, control de horas extra y revisión de información de nómina. Experiencia en seguimiento de proveedores, compras y control de insumos. Conocimiento de procedimientos operativos estándar (SOPs) y estándares de calidad aplicables a Housekeeping. Habilidad para gestionar situaciones operativas, resolver problemas y coordinar con diferentes departamentos. Manejo de Microsoft Office, especialmente Excel, Word y Outlook. Conocimiento de sistemas de gestión hotelera, inspecciones o control de servicios es deseable. Dominio del idioma inglés a nivel intermedio-avanzado (B2), con capacidad para comunicarse con Members. COMPETENCIAS PARA EL ÉXITO DE ESTE ROL Liderazgo y Gestión de Equipos: Dirige, orienta y desarrolla al personal bajo su responsabilidad, promoviendo el cumplimiento de objetivos y estándares de servicio. Gestión Operativa: Supervisa los procesos del departamento, asegurando la continuidad, eficiencia y calidad de las operaciones. Planificación y Organización: Establece prioridades, coordina recursos y da seguimiento a las actividades y resultados del equipo. Comunicación Efectiva: Mantiene una comunicación clara y profesional con el equipo, jefaturas, otros departamentos y Members. Resolución de Problemas y Toma de Decisiones: Analiza situaciones, identifica alternativas y propone soluciones oportunas dentro de su ámbito de responsabilidad. Orientación al Servicio y Calidad: Promueve el cumplimiento de los estándares de hospitalidad y una experiencia consistente para los Members. EDUCACIÓN REQUERIDA Bachillerato universitario en Administración de Empresas, Administración Hotelera, Turismo, Hospitalidad o carrera relacionada. Formación complementaria en gestión de operaciones, liderazgo, administración de personal o control de costos es deseable. NECESIDADES DE SALUD OCUPACIONAL Capacidad para desempeñar funciones tanto en oficina como en las diferentes áreas operativas del departamento. Capacidad para realizar recorridos e inspecciones periódicas en residencias, áreas públicas, lavandería y demás instalaciones asignadas. Capacidad para permanecer de pie y caminar durante períodos prolongados, según las necesidades de la operación. Capacidad para desplazarse por diferentes niveles de edificios, subir y bajar escaleras y recorrer áreas interiores y exteriores. Capacidad para agacharse, inclinarse y realizar movimientos necesarios durante inspecciones y verificaciones operativas. Capacidad para trabajar en ambientes con cambios de temperatura, incluyendo áreas climatizadas, exteriores y zonas de lavandería. Posible exposición a ruido, humedad, superficies húmedas y productos químicos de limpieza durante las visitas a áreas operativas. Capacidad para realizar tareas administrativas y trabajar frente a una computadora durante períodos prolongados, manteniendo prácticas ergonómicas adecuadas.