Inter site Operations Manager

INTER SITE OPERATIONS MANAGER OBJETIVO DEL PUESTO Responsable de planificar, coordinar y supervisar todas las actividades administrativas y operativas de la escuela, con un enfoque en compras, mantenimiento y optimización de recursos. Este puesto garantiza el funcionamiento eficiente de las instalaciones y el cumplimiento de los requisitos normativos. Proporciona liderazgo estratégico en salud y seguridad, gestión de instalaciones, supervisión de contratos, cumplimiento legal, planificación del campus y ejecución de proyectos. Además, el puesto gestiona al personal de apoyo y supervisa servicios como transporte, catering, uniformes y logística de eventos, impulsando operaciones rentables y manteniendo los más altos estándares de seguridad, eficiencia y servicio en todas las funciones no académicas de la escuela. RESPONSABILIDADES Compromisos Institucionales Compromiso con la protección y promoción del bienestar de todos los alumnos. Disposición para recibir formación en protección infantil. Gestión Administrativa General Diseñar e implementar estrategias administrativas alineadas con los objetivos institucionales. Supervisar los procesos de compras, garantizando eficiencia, transparencia y cumplimiento con las directrices presupuestarias. Coordinar el mantenimiento preventivo y correctivo de las instalaciones escolares para asegurar espacios seguros, funcionales y bien mantenidos. Gestionar contratos con proveedores y garantizar el cumplimiento de los servicios acordados. Preparar, monitorear y optimizar el presupuesto administrativo. Implementar políticas y procedimientos que promuevan la mejora continua en las operaciones escolares. Liderar y desarrollar los equipos bajo su responsabilidad (compras, mantenimiento, servicios de limpieza, seguridad, papelería). Colaborar con otros departamentos para asegurar operaciones integradas, eficientes y orientadas al servicio. Gestión de Cumplimiento Garantizar el cumplimiento total con los códigos de construcción de Massachusetts, regulaciones de salud y seguridad, y estándares operativos de NAE. Supervisar la programación y documentación de todas las inspecciones y certificaciones obligatorias. Mantener registros actualizados de la documentación de cumplimiento, incluyendo certificaciones e informes de inspección. Mantenerse informado sobre cambios en regulaciones locales y asegurar la presentación oportuna de los informes requeridos. Gestionar el cumplimiento en salud y seguridad, incluyendo auditorías, acciones correctivas y documentación en Sphera. Garantizar el cumplimiento con la política de Visitas Educativas de NAE y la documentación relacionada. Supervisión Administrativa Gestionar el contenido de SharePoint relacionado con Salud y Seguridad y Operaciones. Supervisar el cronograma de Seguridad, Mantenimiento y Proyectos (SMP), incluyendo actualizaciones y coordinación con el Gerente de Instalaciones. Asegurar que los planos del edificio sean precisos y estén actualizados. Coordinar simulacros de evacuación escolar y actividades de preparación para emergencias. Supervisar el trabajo de contratistas externos a través del Gerente de Instalaciones, garantizando estándares de seguridad y calidad. Salud y Seguridad Desarrollar, implementar y mantener programas integrales de salud y seguridad. Programar y coordinar sesiones de capacitación en seguridad, simulacros y campañas de concientización. Realizar evaluaciones de riesgos periódicas y garantizar el cumplimiento con OSHA y otras normativas. Mantener registros detallados de inspecciones, incidentes y acciones correctivas. Actuar como contacto principal para consultas relacionadas con salud y seguridad. Preparar informes sobre desempeño en seguridad y análisis de incidentes. Responder de manera inmediata a incidentes laborales y realizar investigaciones. Recomendar y dar seguimiento a acciones correctivas y preventivas. Contratistas Externos Gestionar contratos y operaciones diarias para seguridad, limpieza, mantenimiento, transporte escolar y catering. Garantizar la calidad de los servicios proporcionados por subcontratistas. Verificar la documentación de protección infantil y subirla a Sphera. Registrar toda la documentación legal en Evisort según los requisitos de NAE. Mejores Prácticas / Cumplimiento / Ahorro de Costos Establecer relaciones con otras escuelas y ADEK para compartir mejores prácticas. Trabajar con el Director y el Gerente Financiero en la previsión financiera y presupuestos para proyectos. Actuar como gerente de proyectos para obras, asegurando rentabilidad y entrega oportuna. Asesorar sobre requerimientos de recursos y eficiencia energética. Gestión de Instalaciones Planificar movimientos anuales de aulas/oficinas y renovaciones. Asignar y gestionar espacios dentro de los edificios. Supervisar la planificación de eventos y actividades de mantenimiento del edificio. Gestión de Personal Supervisar a Auxiliares y otros miembros del equipo de instalaciones. REQUISITOS Habilidades: • Sólidas capacidades de liderazgo y toma de decisiones estratégicas. • Experiencia en planificación estratégica y supervisión operativa. • Excelentes habilidades de comunicación e interpersonales para interactuar con personal, estudiantes, padres y partes interesadas externas. • Competencia en negociación y gestión de conflictos. • Altos niveles de integridad personal, discreción y profesionalismo. • Excelentes habilidades organizativas y de gestión del tiempo. • Atención al detalle y capacidad para trabajar bajo presión manteniendo la calma. • Capacidad para gestionar el tiempo de manera efectiva y priorizar tareas según urgencia e importancia. • Habilidad para realizar evaluaciones de riesgos, auditorías de seguridad y planificación de preparación ante emergencias. • Fuertes habilidades para resolver problemas y responder eficazmente a emergencias o crisis. • Mentalidad orientada a resultados con compromiso hacia la mejora continua. • Colaborativo y orientado al trabajo en equipo con una fuerte vocación de servicio. • Disposición para asumir múltiples tareas y adaptarse a prioridades cambiantes. • Proactividad y capacidad para motivar a otros y garantizar el cumplimiento de plazos. • Capacidad para planificar con anticipación y asegurar una comunicación oportuna. • Adaptabilidad y flexibilidad en entornos dinámicos. Conocimientos: • Gestión de recursos materiales, humanos y financieros. • Normativas legales aplicables al sector educativo. • Administración de mantenimiento preventivo y correctivo. • Elaboración de presupuestos y control de gastos. • Herramientas tecnológicas para la gestión administrativa (por ejemplo, SharePoint, plataformas de cumplimiento). EXPERIENCIA: • Mínimo de 5 a 7 años de experiencia en operaciones escolares, gestión de instalaciones y liderazgo en salud y seguridad. • Experiencia comprobada en la gestión de equipos multifuncionales y supervisión de proyectos operativos a gran escala. • Experiencia en gestión de compras, negociación con proveedores y administración de mantenimiento de instalaciones. • Familiaridad con regulaciones locales, estatales y federales relacionadas con la seguridad y operaciones escolares. • Sólido conocimiento de las normativas OSHA y otros estándares de seguridad relevantes. EDUCACIÓN: • Licenciatura en Administración de Empresas, Ingeniería Industrial, Contabilidad o un campo relacionado. Indispensables Educación: • Maestría en Administración, Gestión Educativa o constructor civil. • Certificaciones adicionales en Salud y Seguridad, Gestión de Instalaciones o Gestión de Proyectos. Deseables ATRIBUTOS PERSONALES ● Altos niveles de integridad personal. ● Consciente y capaz de concentrarse en completar el trabajo con un alto estándar de calidad constante. ● Enfoque flexible y positivo hacia el trabajo. ● Excelentes habilidades de organización y gestión del tiempo; gran atención al detalle. ● Capacidad para trabajar con plazos ajustados y capaz de impulsar a otros para garantizar su cumplimiento. ● Adaptable a trabajar en un entorno de ritmo rápido y en constante cambio. ● Capacidad para trabajar bajo presión y mantener la calma. ● Proactivo y dispuesto a asumir múltiples tareas. ● Automotivado y entusiasta. ● Capacidad para trabajar de forma independiente. ● Debe ser un jugador de equipo, dispuesto a ayudar y ser flexible. ● Esforzarse continuamente por mejorar.