Corporate Services Specialist

ID de la solicitud: 274277 Gracias por tu interés en ScotiaGBS, el mejor campus de Bogotá. Únete a un equipo ganador con un propósito claro, comprometido con el logro de resultados en un entorno inclusivo y de alto desempeño. Propósito El rol de Corporate Services Specialist lidera y gestiona todos los procesos y recursos asociados con la Gestión Administrativa, Logistica y Transporte, además de los microservicios (papelería, mensajería, dispositivos móviles entre otros) así mismo realiza la Gestión Financiera como Caja Menor, Control Presupuestal, Provisiones, Charge Back, Control de Facturación, Optimización de Costos/Gastos, Exploración de Benchmarking, y Activos Intangibles asociados a la Dirección de Tecnología y Operaciones. Este rol es encargado de velar por el Servicio y Experiencia al Empleado en todos los servicios que son asociados a la Dirección de Tecnología y Operaciones. Responsabilidades Actuar como portavoz de la cultura enfocada en el cliente con miras a intensificar las relaciones con la clientela y aprovechar las relaciones, los sistemas y los conocimientos del Banco en general. Administrar, controlar y monitorear la gestión de riesgo con terceras partes de todos los contratos y relaciones de servicio y proveedores de la Dirección de Tecnología y Operaciones. Administrar y gestionar los servicios asociados a Logistica y Transporte. Coordinar y supervisar la entrega eficiente de documentos y mercancía a nivel local, nacional e internacional . Incluye la planificación de rutas de entrega, la gestión de equipos de mensajeros u operadores logísticos, y la garantía de que todas las entregas se realicen de manera puntual y segura. Administrar y organizar los suministros de papelería y elementos de oficina para las diferentes unidades de servicio y procesos de soporte. Comprende la compra y reposición de artículos de papelería, el control de inventarios, y la coordinación con proveedores. Gestionar y Coordinar la implementación de servicios de telefonía móvil para empresas . Incluye la configuración y activación de nuevas líneas móviles, la gestión de contratos y planes corporativos con proveedores de servicios, y la resolución de problemas técnicos relacionados con la activación y uso de las líneas. Gestionar y supervisar el uso de fondos destinados a cubrir gastos menores dentro de la empresa. Incluye la creación y mantenimiento de registros detallados de todas las transacciones realizadas, la reposición de fondos cuando sea necesario, y la garantía de que todos los gastos se ajusten a las políticas y procedimientos establecidos. Gestionar y monitorear el presupuesto de Dirección de Tecnología y Operaciones , para asegurar un uso eficiente de los recursos financieros. Sus responsabilidades incluyen la elaboración y seguimiento de presupuestos, provisiones y forecast, la revisión de gastos y la preparación de informes. Solicitar al Proceso de Compras las Órdenes de Compra asociadas a cada uno de los contratos administrados por la Dirección de Tecnología y Operaciones ,, cumpliendo con las políticas y procedimientos establecidos. Generar informes de control de gastos y ejecución de los contratos que administra la Dirección de Tecnología y Operaciones , para dar visibilidad a los diferentes líderes de procesos y/o Unidades de Servicio. Controlar la facturación recibida de los proveedores asociados a servicios de la Dirección de Tecnología y Operaciones. Comprende la verificación y registro de facturas, la coordinación con Contabilidad y Cuenta por Pagar para asegurar pagos puntuales, la resolución de discrepancias en las facturas y evitar provisiones. Analizar exhaustivamente los costos operativos, la eliminación de gastos innecesarios, y la optimización de procesos para reducir costos sin comprometer la calidad de los productos o servicios asociados a la Dirección de Tecnología y Operaciones. Medir y analizar la percepción de los clientes sobre los servicios ofrecidos por la Dirección de Tecnología y Operaciones. Incluye el diseño y ejecución de encuestas de satisfacción, Focus groups, la recolección y análisis de datos sobre la calidad del servicio, y la identificación de áreas de mejora. Implementa estrategias para mejorar la calidad del servicio y aumentar la satisfacción del cliente. Evaluar continuamente los procesos a cargo, la identificación de mejoras y la implementación de soluciones basadas en datos para aumentar la eficiencia y reducir costos. Gestionar todas las debidas diligencias administrativas requeridas por la Dirección de Tecnología y Operaciones, así mismo toda la logística de eventos e invitados del área. Formalizar y mantener actualizada la documentación de los procesos a su cargo. Soportar a la Dirección de Tecnología y Operaciones durante las evaluaciones de auditoría que sean programadas. Efectuar la evaluación periódica del servicio prestado por los proveedores gestionados por la Dirección de Tecnología y Operaciones Impulsar y contribuir en el desarrollo de proyectos de mejora para los procesos asignados y transversales de la compañía. Comprender cómo debe considerarse el apetito por el riesgo y la cultura de riesgo del Banco en las actividades y decisiones diarias. Realizar operaciones eficaces y eficientes en sus áreas respectivas de acuerdo con los valores de Scotiabank, su Código de Conducta y los Principios Globales de Ventas, garantizando a la vez la idoneidad, el cumplimiento y la eficacia de los controles de negocios diarios a fin de cumplir con las obligaciones respecto al riesgo operacional, el riesgo de incumplimiento regulatorio, el riesgo de lavado de dinero y de financiamiento al terrorismo y el riesgo de conducta. Promover un entorno de alto desempeño y contribuir a un entorno laboral inclusivo. Cantidad de empleados/ámbito de control. Empresa de aproximadamente 4300 empleados, ubicados en 24.000m2 (3 edificios, 15 pisos) Relacionamiento permanente con los responsables de las Unidades de Servicio y las áreas de soporte. Requiere una comunicación y coordinación permanente con proveedores de servicio. Excelente relacionamiento y servicio al cliente interno, velando por una Experiencia al Empleado de alto nivel de satisfacción relacionados con los servicios corporativos. Educación, experiencia, otra información Profesional en carreras administrativas como Administración de Empresas, Ingeniería Industrial, Ingeniería de Procesos o carreras afines. De 3 a 5 años, preferiblemente en el sector financiero, en procesos de soporte administrativo, financieros y/o en operaciones, con responsabilidades de gestión y alto grado de servicio al cliente. Conocimientos específicos en gestión administrativa, gestión de procesos, gestión financiera, análisis de datos y construcción de reportes. Manejo de herramientas de ofimática (Excel, bases de datos, Power BI, SQL) Habilidades de negociación, orientación al servicio, capacidad de trabajo en equipo y bajo presión, alto grado de análisis, manejo de proveedores, comunicación efectiva y asertiva, proactividad y organización. Habilidades para el manejo de trabajo bajo presión, control de sí mismo en caso de situaciones delicadas. Habilidades interpersonales sólidas y de comunicación: gestionar personal interno, proveedores externos y consultores requiere de una fuerte motivación y excelentes competencias de gestión y liderazgo. Capacidades desarrolladas en organización, seguimiento y evaluación de situaciones complejas. Debe ser flexible, comprometido y con disposición permanente a trabajar en equipo. Debe contar con un alto nivel de energía para estar permanentemente en movimiento entre los diferentes pisos y edificios. Deseable contar con nivel B2 en el idioma inglés. Demostrar flexibilidad y sentirse confortable en situaciones cambiantes. Aplicar técnicas de resolución de conflictos y priorización de actividades Alta capacidad de trabajo en un entorno multi cultural para poder llegar a sus metas trabajando con personas de diferentes países y hablan en diferentes lenguas. Condiciones de trabajo Trabajar en un entorno de oficina estándar. Debe estar disponible para dar solución a cualquier urgencia que afecte la seguridad de la empresa y sus empleados y que impida el buen desarrollo de la operación fuera de los horarios normales de trabajo, incluidos los fines de semana y festivos. Este cargo requiere la movilización continua a pie entre los diferentes pisos y edificios de la Compañía ubicados en el centro empresarial Connecta. Problemas de operaciones 24/7, demandas permanentes de los proyectos y otros plazos son constantes, y algunas situaciones pueden ser impredecibles. Las horas no estándar podrían ser una ocurrencia común. Los problemas operativos y las presiones del cronograma pueden causar ansiedad. Interrupciones en los servicios sin previo aviso, que requieren una asignación rápida y efectiva de recursos para resolver y cumplir los compromisos de entrega con las operaciones. Ubicación(s): Colombia : Bogota : Bogota ScotiaGBS forma parte del grupo de empresas de Scotiabank ubicado en Bogotá, Colombia, y fue creado para apoyar diversos procesos del Banco y el desarrollo y ejecución de su estrategia global de servicios en 15 países de las Américas. Está compuesto por 7 unidades de servicio. Ofrecemos un ambiente de trabajo inclusivo y positivo, además de ventajas competitivas. En ScotiaGBS, valoramos las habilidades y experiencias únicas que cada persona aporta al Banco y nos hemos comprometido a crear y mantener un entorno inclusivo y accesible para todos. Los candidatos deben postularse directamente en línea si desean ser tomados en cuenta para este puesto. Agradecemos a todos los candidatos por su interés en esta oportunidad profesional en ScotiaGBS; sin embargo, solo contactaremos a quienes hayan sido seleccionados para una entrevista.